Segurança em armazéns

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Você sabia que segundo pesquisas americanas levadas à efeito pela OSHA (Occupational Safety and Health Administration), que é o orgão norte americano que cuida da segurança do trabalho, cerca de 80% dos acidentes em armazéns acontecem na área das docas, que via de regra ocupa apenas 20% da área operacional total das instalações.

Segundo a mesma pesquisa, uma das causas mais comuns são os atropelamentos, principalmente quando os carregamentos/descarregamentos são feitos através da entrada da empilhadeira no interior dos veículos.

Para mitigar esse problema e outros tantos de segurança ocupacional, precisamos pensar em termos de como sinalizar de modo inequívoco as áreas mais perigosas, e como prevenir e eliminar as situações de risco, para o que será importante refletir sobre as seguintes afirmativas:

  1. A segurança é sempre Top – Down. Isso significa que começa pelos níveis superiores de sua hierarquia e deve sempre ser mandatória e não apenas sugestões. O credo de uma das empresas que tenho a honra de atender, diz em uma frase algo assim; “Nenhum trabalho é mais importante do que a segurança dos empregados”. Simples assim!
  2. O treinamento dos envolvidos é imprescindível, e isso exige qualidade de material e instrutores capacitados;
  3. É muito importante conhecer como os colaboradores trabalham. Os métodos de trabalho devem ser documentados e padronizados;
  4. Obtenha o envolvimento dos empregados na discussão e avaliação dos riscos, e na busca de soluções;
  5. Aprofunde-se nos conhecimentos de ergonomia e das demais necessidades físicas, metabólicas e psicológicas dos empregados. Essas são variáveis importantes quando o assunto é segurança;
  6. Avalie os riscos de cada atividade, discuta e esquematize os modos de redução desses riscos;
  7. Avalie as condições do armazém e elimine as condições inseguras (sem dó). Isso inclui iluminação, ventilação, ruídos, obstruções, manutenção de equipamentos e muitas outras coisas.
  8. Investigue a fundo as causas dos acidentes e incidentes. Registre, e trace um plano de ação para cada um.  É uma filosofia desse tipo que torna a aviação tão segura, porque cada acidente é tomado como um meio de aprender a lição e aperfeiçoar o processo para que nunca mais aconteça algo parecido;
  9. Mantenha um canal consistente de comunicação entre todos os níveis. Isso envolve feedback;
  10. Crie métricas que avaliem e valorizem a presença de situações seguras. Faça uma gestão positiva e não apenas das circunstâncias de falta de segurança. Incentive a segurança e a produtividade. Premie, torne públicas as boas ações.

O que fazer para melhorar a segurança?

Há inúmeras ações de segurança e prevençao que exigem pequenos investimentos, e muitas vezes investimento algum, mas que contribuirão para a melhoria do ambiente de trabalho. Ações assim passam despercebidas para a maioria dos gerentes e técnicos de segurança.

Que tal considerar:

  • Mastros flexíveis com bandeirolas para que paleteiras e empilhadeiras sejam visíveis acima dos páletes estacionados e possam ser vistas antecipadamente?
  • Sinalização de solo como faixas de pedestres e bloqueios visuais nos cruzamentos?
  • Espelhos convexos nas esquinas?
  • O uso de coletes ou faixas refletivas nos uniformes de seu pessoal (ao transitar pelos corredores dos armazéns)?
  • Estabelecer regras do tipo: Empilhadeira operando = proibida a passagem de pedestres.
  • O uso de formulários para o registro de condições inseguras, incidentes, e sugestões para a melhoria da segurança?
  • Pintura que destaque os pilares e as obstruções inevitáveis?

Participe ativamente do blog: 

Que outras ações de segurança você conhece ou são aplicadas nos armazéns da sua empresa?

Poste seu comentário, compartilhe suas sugestões.  De um “curtir”. Diga que gostou do que leu.

1.     

Oportunidades de melhoria no slotting*

Na postagem que fiz em 08 de Junho, sobre os riscos de aumentar a variedade de itens em seu portfólio, prometi fazer uma postagem à respeito da análise de séries históricas como instrumento para a previsão da demanda. Aqui está ela.

Aviso: A previsão baseada em séries históricas é apenas uma das muitas técnicas quantitativas tratadas na bibliografia sobre o tema e pode ser aplicada sempre que houver um padrão recorrente no comportamento da variável sob                                                                                           análise.

Quantidade ou popularidade?

Um primeiro e necessário esclarecimento, é que na imensa maioria dos casos que já analisei, para localizar os produtos é mais importante que saibamos a quantidade de visitas feitas por endereço/produto, do que propriamente a quantidade que foi coletada em cada visita.  Portanto, é importante que para alocar produtos nos endereços de separação, possamos ter os dados sobre a popularidade, enquanto que para dimensionar o tamanho dos endereços precisaremos ter dados sobre as quantidades movimentadas no mesmo período.

O que eu vejo por aí com muita frequência é a utilização indiscriminada de médias aritméticas como base para fazer os dimensionamentos internos do armazém. Fica claro que sempre que essa série histórica contiver uma certa tendência de aumento ou redução, a média dará um resultado inadequado.  No outro extremo está o dimensionamento pelo pico do período, que eu nem preciso dizer que é uma receita para rasgar dinheiro.

Racionalizando o caminho dos separadores

As previsões de demanda (não importando como são feitas) tem entre outras coisas, o caráter óbvio de permitir o dimensionamento dos endereços dos produtos na área de separação, que é o objeto desta postagem. Mas além disso, devem permitir também que os produtos possam ser dispostos nos endereços mais adequados, de modo a racionalizar o caminho dos separadores.
Essa análise é muito importante nos casos daqueles produtos de forte sazonalidade e que numa determinada estação do ano sejam campeões de venda, enquanto que em outra tenham procura pequena ou nula.

Para corrigir essa distorção e evitar que  produtos sem expectativa de venda no próximo período não fiquem ocupando posições “nobres” em seu layout eu recomendo que o slotting* seja constantemente monitorado e readequado através da análise de seus dados históricos em séries que reproduzam os ciclos sazonais, e que se utilize algum modelo de previsão de demanda.

Que modelo utilizar?

Se você já utiliza um ERP a escolha do modelo dependerá em grande extensão da facilidade de integração com seu sistema.  Se você não usa um sistema desse tipo, ou a integração seja inviável, escolha algo que tenha simplicidade suficiente para ser utilizada através de planilhas Excel, e que trabalhe bem com a variabilidade de seu histórico.

Poderão ser utilizado modelos baseados em técnicas como a Suavização exponencial; Médias Móveis Ponderadas (MMP), ou até mesmo Redes Neurais Artificiais, que trabalham bem os fatores de sazonalidade mas demandam processamento complexo.  Seria desnecessário detalhar aqui os detalhes de cada uma visto que já existem excelentes tutorias gratuitos disponíveis na web.
É preciso lembrar que o ótimo é inimigo do bom e que não existem previsões perfeitas. Minha crença é que deve ser utilizado o modelo mais simples capaz de lhe fornecer previsões razoáveis, o que faria a minha escolha recair sobre um dos modelos de Suavização Exponencial ou MMP.

A suavização exponencial tem a característica de diferenciar os dados recentes, que são mais valorizados, dos mais antigos que influenciam menos no resultado. As médias móveis oferecem resultados mais pobres, entretanto são muito mais simples de calcular e em certos casos oferecem resultados bastante úteis.

Uma vez que tenhamos um banco de dados com a quantidade de visitas de cada endereço, um Mapa de Calor (Heat Map) também é uma ferramenta visual muito útil para identificar onde se concentram as visitas em um dado período.

Tire suas dúvidas

O objetivo desta postagem foi dar uma visão geral sobre o assunto “previsão” que é bastante complexo para ser tratado apenas através das postagens. Se você tem dúvida ou deseja mais esclarecimentos sobre esta postagem ou alguma anterior, não hesite, deixe sua pergunta nos comentários, que terei muita satisfação em respondê-las.

* slotting é o termo que designa a alocação de cada produto no nicho/endereço mais adequado.

A ineficiência nossa de cada dia – Perguntas que não calam

Há muito tempo, visitando o Rio de Janeiro como turista com a família, resolvemos ir ao Pão de Açúcar.  Achei muito estranho o fato de que, no bondinho, pagamos somente a passagem de ida.  A passagem de volta foi paga lá no alto.
Daí surgiu a pergunta: Será que é muito grande o percentual dos passageiros que desce o rochedo de rapel, voando, que se joga, sei lá?  Porque não me parece fazer sentido que se cobre por trecho, algo que é o único meio de transporte para a ida e para a volta.
Mais recentemente, meu filho voltando de Ilhabela, descobriu que a passagem da balsa é paga no sentido Continente – Ilha, e novamente no retorno.  Pergunta:  Será que tem muito turista que volta à nado?  Ou a quantidade de  carros anfíbios no Brasil é muito grande?  Nesse caso não precisaria nem da balsa né!
Por que essas cobranças não poderiam ser feitas em um único evento, economizando papel, funcionários, tempo e tudo o mais?
Ontem, acompanhei minha esposa a um hospital do convênio para um pequeno procedimento dermatológico para o qual ela já havia recebido indicação através de uma consulta prévia.  Na recepção, o sempre presente dispensador de senhas numéricas.  Depois de uma espera razoável, um tempo de atendimento mais longo ainda para o preenchimento da papelada.
Depois de preenchidos todos os formulários, feitas as assinaturas, carimbos, benzeduras e outros ritos no guichê, foi solicitado a ela que se dirigisse à ala dos consultórios e aguardasse a chamada. Lá estávamos e, depois de algum tempo vem a funcionária da recepção trazendo um punhado de papeis e depositando em um escaninho na porta do consultório.

Quanto tempo se perde em atividades inúteis?

Mais um tempinho de espera e sai o médico para recolher os formulários, entra novamente no consultório (provavelmente para ler do que se trata), e depois inicia a chamada dos pacientes.  Ora, estamos em 2016, será que não seria mais prático que cada médico recebesse online a ficha dos pacientes designados?  
Ah, e antes de executar o procedimento, o médico solicitou que a paciente voltasse à recepção para preencher novos formulários para que ele pudesse realizar o procedimento.
Ora, mas se já havia uma indicação prévia declarada logo ao chegar, por que todos os formulários não foram preenchidos de uma só vez?
A conclusão é que gastamos mais tempo na recepção preenchendo a papelada do que no procedimento propriamente dito, que não chegou a demorar 5 minutos.
Em quantos outros lugares como Bancos, Correios, Postos de combustível, e mesmo de forma mais prosaica em bares, restaurantes e padarias, não nos deparamos com esse mau uso dos recursos?
Esses são apenas alguns exemplos que compõem o custo (escondido) da nossa ineficiência crônica, que derrubam o nível de serviço, e que fazem com que tudo demore mais e demande recursos desnecessários.
Sabe por que?   Porque parece que o ato de pensar está cada vez menos valorizado e a criatividade deu chá de sumiço.  Temos os recursos mas continuamos repetindo coisas do tempo em que sequer existiam computadores. Isso faz com que milhares de horas e milhões de Reais sejam gastos sem que se acrescente uma mísera gota de valor ao produto ou ao serviço.
Está na hora de cada um de nós fazer algo no sentido de eliminar a ineficiência nossa de cada dia.
E você, o que anda fazendo para racionalizar as suas atividades diárias no trabalho?

Como organizar a preparação de seus pedidos para a entrega

Está mais do que claro que nestes dias de competição acirrada, a entrega de valor para o cliente significa muito mais do que ter um bom produto ou uma simples entrega no prazo. 
O cliente do e-commerce não compra apenas um produto, ele compra uma experiência que inclui o produto. 

Como parte do esforço para oferecer esse valor, há muito o que organizar em seu empreendimento de e-commerce para que sua logística corresponda ao seu esforço de marketing e à expectativa de seus clientes. Para contribuir com isso, hoje eu quero tratar a questão da preparação dos pedidos para a entrega. 

Meus custos de preparação aumentaram!

Essa questão é genérica e atinge todos os segmentos de mercado, mas principalmente quando se trata de lojas físicas de autosserviço (como os supermercados e magazines) que começam a vender pela internet os milhares de itens de seus portfólios, muito frequentemente o empreendedor se dá conta que os custos logísticos aumentam ao invés de se reduzirem, porque a separação das mercadorias e a preparação da entrega passam a ser feitos por um colaborador da loja física ou de alguém especialmente contratado para esse serviço, o que na venda tradicional é feito pelo próprio cliente. 

E também com grande frequência essa preparação de pedidos ocorre na própria área de vendas da loja, o que implica em concorrência de espaço com os clientes físicos. 
Além disso, aquilo que é uma vantagem mercadológica – fazer os clientes andarem pela loja toda em busca de produtos – no caso da preparação de pedidos para entrega passa a ser ineficiência. 

Se em armazéns dedicados, um separador de mercadorias chega a utilizar até 50% de seu tempo em deslocamentos, imagine o quanto isso significa em uma área de vendas que não é preparada exclusivamente para esse trabalho. 

Eu preciso de especialistas em meus produtos para separar?

Ao contrário do que se possa imaginar, o separador não precisa necessariamente conhecer os produtos que está separando. O que importa é simplificar o seu trabalho dando-lhe apenas a função de coleta. Desse modo melhoramos a eficiência e aumentamos a flexibilidade da operação. 

Mapeamento

Portanto, uma dica é ter a loja mapeada definindo os endereços de cada produto, de modo que o documento de separação (ou leitor de dados) indique exatamente onde o separador deve ir buscar cada um, o que possibilitará a organização de caminhos mais curtos (portanto mais rápidos). 
Para que seja eficaz, esse mapeamento deve ser sincronizado com quaisquer mudanças que venham a ocorrer. Estudos dizem que um produto não encontrado no endereço gera cerca de 30% de tempo adicional para ser separado. 
(para ler mais sobre técnicas de endereçamento

Simplificação gera eficiência

O documento de separação, ou tela do leitor de dados deverá indicar em primeiro lugar o endereço, e só depois uma descrição do produto e seu código de barras, e por último a quantidade a ser separada. Por segurança, a identificação do cliente deve ser evitada ao máximo nessa fase. Veja que o endereço, a descrição e o código de barras constituem-se em 3 camadas diferentes de identificação contribuindo para evitar erros. 

Uma outra maneira muito interessante para ganhar eficiência na separação é utilizar carrinhos especialmente desenhados para que vários pedidos possam ser separados simultaneamente aproveitando o caminho percorrido pela loja. 
Eu sei que o medo é que produtos de um pedido acabem indo parar na cesta ou na divisória de outro. Entretanto, isso não é argumento suficiente para sequer tentar. Há inúmeros modos de garantir a qualidade do processo e evitar erros. 

Descrição correta dos produtos e manutenção do cadastro

Temos ainda dois problemas que costumam atrapalhar a separação de mercadorias. Um deles diz respeito às alterações nos códigos de barras dos produtos, realizadas pelos fabricantes, muitas vezes devido apenas a mudanças na aparência das embalagens. O produto é o mesmo mas os dois códigos podem coexistir por um tempo no depósito das lojas, e isso poderá confundir o separador ou motivar erros de conferência porque o código do produto físico e do produto que consta no pedido/leitor serão diferentes. 
O outro fator que impacta a eficiência da separação é a descrição do produto no cadastro, que deve ser a mais completa possível e evitar abreviações, que aliás quando necessárias devem ser padronizadas para que todos os produtos que as contenham guardem alguma semelhança. 

Essas providências reduzem a complexidade do processo de separação de mercadorias e consequentemente aumentam a velocidade com que as mercadorias são separadas. 
Em uma próxima postagem tratarei de algumas técnicas de separação simples que poderão agilizar ainda mais a sua preparação de pedidos. 

Até lá!

Entendendo o sistema randômico de endereçamento

Diversos modos de controle podem ser utilizados para ordenar a armazenagem de produtos em um depósito, de modo que possam ser localizados e recuperados quando necessário. 
Por exemplo: Armazená-los seguindo um sequenciamento alfabético ou numérico de seus códigos, ou segundo suas famílias ou grupos, ou por clientes aos quais são destinados, etc.
Entretanto, qualquer ordem pré-fixada provoca um problema quando se necessita armazenar um código intermediário numa ordem já estabelecida, ou quando deixamos intervalos livres para armazenar um lote futuro de um dado SKU.   Ambas as situações prejudicam a eficiência do armazém, no primeiro caso pelo retrabalho necessário para abrir um espaço entre dois SKUS, e no segundo pelas posições vazias que levam ao uso ineficiente do espaço de armazenagem.
A forma de melhorar a eficiência da ocupação volumétrica e eliminar movimentações desnecessárias é utilizar a localização randômica dos produtos nas posições livres, situação em que se troca o controle puramente visual por um controle posicional dos produtos armazenados.
Quando se diz que um sistema de endereçamento é randômico ou aleatório, isso significa que não existe uma correlação fixa entre um endereço ou posição e um dado SKU,  e que desse modo, qualquer endereço livre pode ser utilizado para qualquer produto que dele necessite.
Essa característica está presente em qualquer aplicativo que se dedique a controlar um armazém, seja um WMS – Warehouse Management System[1]ou um WCS – Warehouse Control System[2].
Quando se utiliza um aplicativo para se obter o controle, os algoritmos necessários para a escolha dos endereços são absolutamente transparentes para o usuário. 
Entretanto, conhecer o seu funcionamento amplia o modo como poderemos customizá-lo e fazê-lo atender mais de perto nossas necessidades específicas.
Desse modo, para entender melhor como funciona o sistema randômico de endereçamento, façamos uma analogia com duas gavetas de fichário, que chamaremos de (a) e (b).
Inicialmente prepararemos tantos envelopes quantas forem as posições pálete disponíveis em nosso armazém, cada qual identificando um endereço específico. Além do endereço propriamente dito, o envelope deve informar também as características desse endereço, tais como capacidade, volume, dimensões, etc.
Na gaveta (a) guardaremos esses envelopes em sequencia aleatória. Essa gaveta (a) será destinada portanto, aos nossos endereços vazios.
Em seguida, prepararemos tantos divisores de fichário quantos forem os nossos SKUs.
Na gaveta (b) disporemos esses divisores na ordem adequada para uma rápida identificação.  Veja que aqui poderemos fazer uma ordenação em ordem sequencial de códigos dos SKUs, ou por clientes, ou por família de produtos, por cor, tamanho, ou qualquer outra sequencia que seja apropriada para o processo de recuperação rápida dos produtos.
Agora vamos botar o nosso sistema para funcionar:

No primeiro recebimento de mercadorias, o controlador deve retirar da gaveta (a) tantos envelopes quantos forem os páletes a serem armazenados, seguindo a ordem em que se encontram dispostos na gaveta, ou dito de outro modo, os endereços que serão utilizados devem ser retirados sempre da frente para os fundos da gaveta.
Em seguida, usando um formulário apropriado, deve registrar os dados de cada produto/pálete, tais como código, quantidade, lote, validade, etc. e colocar cada formulário em um envelope.
Assim sendo, ao final do processo, teremos páletes de produtos associados aos endereços.
Como exemplo: Se recebemos 25 páletes de 6 produtos diferentes, preencheremos 25 formulários e os colocaremos em 25 envelopes.
Como última atividade, o controlador deverá guardar cada envelope + formulário na divisória da gaveta (b) correspondente ao produto recebido.
Portanto, no exemplo dado, os 25 envelopes serão guardados nas 6 divisórias correspondentes aos produtos recebidos.
Nos próximos recebimentos o processo se repetirá com os novos envelopes sendo colocados atrás dos já existentes nas divisórias correspondentes aos produtos armazenados, de modo que a gaveta (b) seja populada com as informações dos produtos em estoque.
Automaticamente essa última ação dispõe os produtos mais novos atrás dos mais velhos, permitindo controlar o PEPS.
E como recuperar os produtos?

Quando for necessário retirar um produto do estoque, o controlador irá até a gaveta (b), identificará a divisória correspondente ao produto, e retirará o envelope da frente (pálete mais velho).
Como o envelope corresponde ao endereço da posição pálete em que está o pálete do produto, isso permitirá que o operador de empilhadeira que se encaminhe ao local para fazer a retirada, sem erro e sem necessidade de “procurar” pelo produto.
Uma vez que o operador de empilhadeira confirme que o endereço está novamente livre, o formulário com os dados do produto é arquivado para fins de controle, e o envelope de endereço (vazio) volta ao controlador, para ser arquivado no final da fila de envelopes vazios da gaveta (a). Desse modo, provoca-se um rodízio automático na utilização dos endereços disponíveis.
Customização

Apesar desse sistema de alocação dos endereços ser, em tese randômico, o gestor poderá optar por classificar os endereços em ABC de acordo com a sua proximidade ao ponto de uso, de modo a criar uma precedência do uso de endereços mais “nobres” para aqueles produtos de maior rotatividade ou volume de saída.
Uso eficiente do sistema

Não se esqueça dos pilares da movimentação de materiais, que preconizam a eliminação de retrabalhos, do uso eficiente do espaço do armazém, e do fluxo contínuo, e da menor distância entre origem e destino.
Valter Mello
09/02/2015



[1] Sistema de Gerenciamento de Armazéns
[2]Sistema de Controle de Armazéns