Oportunidades de melhoria no slotting*

Na postagem que fiz em 08 de Junho, sobre os riscos de aumentar a variedade de itens em seu portfólio, prometi fazer uma postagem à respeito da análise de séries históricas como instrumento para a previsão da demanda. Aqui está ela.

Aviso: A previsão baseada em séries históricas é apenas uma das muitas técnicas quantitativas tratadas na bibliografia sobre o tema e pode ser aplicada sempre que houver um padrão recorrente no comportamento da variável sob                                                                                           análise.

Quantidade ou popularidade?

Um primeiro e necessário esclarecimento, é que na imensa maioria dos casos que já analisei, para localizar os produtos é mais importante que saibamos a quantidade de visitas feitas por endereço/produto, do que propriamente a quantidade que foi coletada em cada visita.  Portanto, é importante que para alocar produtos nos endereços de separação, possamos ter os dados sobre a popularidade, enquanto que para dimensionar o tamanho dos endereços precisaremos ter dados sobre as quantidades movimentadas no mesmo período.

O que eu vejo por aí com muita frequência é a utilização indiscriminada de médias aritméticas como base para fazer os dimensionamentos internos do armazém. Fica claro que sempre que essa série histórica contiver uma certa tendência de aumento ou redução, a média dará um resultado inadequado.  No outro extremo está o dimensionamento pelo pico do período, que eu nem preciso dizer que é uma receita para rasgar dinheiro.

Racionalizando o caminho dos separadores

As previsões de demanda (não importando como são feitas) tem entre outras coisas, o caráter óbvio de permitir o dimensionamento dos endereços dos produtos na área de separação, que é o objeto desta postagem. Mas além disso, devem permitir também que os produtos possam ser dispostos nos endereços mais adequados, de modo a racionalizar o caminho dos separadores.
Essa análise é muito importante nos casos daqueles produtos de forte sazonalidade e que numa determinada estação do ano sejam campeões de venda, enquanto que em outra tenham procura pequena ou nula.

Para corrigir essa distorção e evitar que  produtos sem expectativa de venda no próximo período não fiquem ocupando posições “nobres” em seu layout eu recomendo que o slotting* seja constantemente monitorado e readequado através da análise de seus dados históricos em séries que reproduzam os ciclos sazonais, e que se utilize algum modelo de previsão de demanda.

Que modelo utilizar?

Se você já utiliza um ERP a escolha do modelo dependerá em grande extensão da facilidade de integração com seu sistema.  Se você não usa um sistema desse tipo, ou a integração seja inviável, escolha algo que tenha simplicidade suficiente para ser utilizada através de planilhas Excel, e que trabalhe bem com a variabilidade de seu histórico.

Poderão ser utilizado modelos baseados em técnicas como a Suavização exponencial; Médias Móveis Ponderadas (MMP), ou até mesmo Redes Neurais Artificiais, que trabalham bem os fatores de sazonalidade mas demandam processamento complexo.  Seria desnecessário detalhar aqui os detalhes de cada uma visto que já existem excelentes tutorias gratuitos disponíveis na web.
É preciso lembrar que o ótimo é inimigo do bom e que não existem previsões perfeitas. Minha crença é que deve ser utilizado o modelo mais simples capaz de lhe fornecer previsões razoáveis, o que faria a minha escolha recair sobre um dos modelos de Suavização Exponencial ou MMP.

A suavização exponencial tem a característica de diferenciar os dados recentes, que são mais valorizados, dos mais antigos que influenciam menos no resultado. As médias móveis oferecem resultados mais pobres, entretanto são muito mais simples de calcular e em certos casos oferecem resultados bastante úteis.

Uma vez que tenhamos um banco de dados com a quantidade de visitas de cada endereço, um Mapa de Calor (Heat Map) também é uma ferramenta visual muito útil para identificar onde se concentram as visitas em um dado período.

Tire suas dúvidas

O objetivo desta postagem foi dar uma visão geral sobre o assunto “previsão” que é bastante complexo para ser tratado apenas através das postagens. Se você tem dúvida ou deseja mais esclarecimentos sobre esta postagem ou alguma anterior, não hesite, deixe sua pergunta nos comentários, que terei muita satisfação em respondê-las.

* slotting é o termo que designa a alocação de cada produto no nicho/endereço mais adequado.

Enquadramento ou profiling da área de separação

Na minha última postagem eu prometi falar em seguida sobre técnicas simples para melhorar a separação de mercadorias.
As duas postagens a seguir trazem alguns bons tópicos sobre o assunto. Entretanto sempre há coisas para acrescentar.

A separação de mercadorias, ou orderpicking, “apanha”, ou ainda outros nomes menos usuais, nada mais é do que a coleta ordenada das mercadorias que compõem o pedido de um cliente, a partir do estoque, de modo que ao final do processo tudo o que compõe o pedido esteja pronto para ser conferido, embalado e despachado.
Para ser eficiente, a separação de mercadorias deve ser feita rapidamente e de modo contínuo, sem erros, utilizando o mínimo de recursos. Isso pressupõe que os produtos possam ser localizados de modo lógico, coletados sem esforço desnecessário, e que o caminho percorrido pelos separadores seja o mais curto possível.
Em uma área de separação organizada, cada SKU deve ser apresentado em uma “picking face”, ou em uma tradução livre, em uma face ou escaninho de separação exclusivo. Em suma, um local único em que o produto fique disponível para ser coletado.  Falando de outro modo, em uma área de separação organizada cada SKU tem um endereço pra chamar de seu.
Complementarmente, cada picking face (ou endereço) deve ser capaz de conter as unidades necessárias para atender a demanda de um certo período.

ENQUADRAMENTO OU PROFILING

Enquadramento portanto, nada mais é do que a definição do volume ou área necessários a uma picking face, para conter a quantidade de produtos suficiente para atender aos pedidos de seus clientes durante um determinado período.
O objetivo é garantir que os separadores não precisem parar o trabalho de coleta de produtos para esperar pelo reabastecimento.

E como conseguir dimensionar isso?

Chegar ao tamanho ótimo de seus endereços, exige algoritmos de otimização bastante complexos. Entretanto, você poderá chegar a uma aproximação razoável analisando o histórico de seus pedidos.
É razoável supor, genericamente, um intervalo de uma semana entre as reposições como base para seus dimensionamentos.
Levante as demandas semanais de cada SKU nos pedidos das últimas 10 semanas (por exemplo) e faça um histograma.  Descarte as duas semanas de maior demanda e use a maior quantidade remanescente. Isso significa que somente em 20% das semanas você estará sujeito (probabilisticamente) a reposições intermediárias.
Agora, com as quantidades em mãos e com base nas dimensões dos seus SKUs você já consegue fazer uma ideia do espaço necessário à sua área de separação.  Lembre-se que o seu melhor resultado será conseguir apresentar todos os seus SKUs aos seus separadores.
Nesse momento, o bom senso e a experiência serão seus grandes conselheiros. Para alguns produtos de grande saída e grande frequência, talvez você tenha que prever reposições diárias ao invés de semanais e/ou um endereço tamanho “jumbo”.
Para outros SKUs, um endereço de mesmas dimensões será suficiente para atender aos pedidos de um mês, e portanto sua picking face poderá ser reduzida.
Você verá ainda que alguns produtos tem uma demanda muito pontual e que, talvez não seja interessante mantê-los na área de separação.
Como resultado dessa revisão você terá, adicionalmente, os tempos e as frequências de reabastecimento e poderá dimensionar o seu time de repositores.

Lembre-se de revisar periodicamente seus dimensionamentos

Não se esqueça entretanto, que esses cálculos devem ser refeitos periodicamente, afim de adaptar-se aos perfis de sazonalidade de seus produtos.
Procure não estabelecer muitos padrões de tamanhos para suas picking faces, caso contrário será complicado organiza-las em uma ordem lógica.  Isso será objeto de uma nova postagem.

Creio que com as análises e os tópicos acima expostos você poderá obter uma nova visão sobre os caminhos para a eficiência da sua atividade de separação.   Espero que tenha gostado.

Como organizar a preparação de seus pedidos para a entrega

Está mais do que claro que nestes dias de competição acirrada, a entrega de valor para o cliente significa muito mais do que ter um bom produto ou uma simples entrega no prazo. 
O cliente do e-commerce não compra apenas um produto, ele compra uma experiência que inclui o produto. 

Como parte do esforço para oferecer esse valor, há muito o que organizar em seu empreendimento de e-commerce para que sua logística corresponda ao seu esforço de marketing e à expectativa de seus clientes. Para contribuir com isso, hoje eu quero tratar a questão da preparação dos pedidos para a entrega. 

Meus custos de preparação aumentaram!

Essa questão é genérica e atinge todos os segmentos de mercado, mas principalmente quando se trata de lojas físicas de autosserviço (como os supermercados e magazines) que começam a vender pela internet os milhares de itens de seus portfólios, muito frequentemente o empreendedor se dá conta que os custos logísticos aumentam ao invés de se reduzirem, porque a separação das mercadorias e a preparação da entrega passam a ser feitos por um colaborador da loja física ou de alguém especialmente contratado para esse serviço, o que na venda tradicional é feito pelo próprio cliente. 

E também com grande frequência essa preparação de pedidos ocorre na própria área de vendas da loja, o que implica em concorrência de espaço com os clientes físicos. 
Além disso, aquilo que é uma vantagem mercadológica – fazer os clientes andarem pela loja toda em busca de produtos – no caso da preparação de pedidos para entrega passa a ser ineficiência. 

Se em armazéns dedicados, um separador de mercadorias chega a utilizar até 50% de seu tempo em deslocamentos, imagine o quanto isso significa em uma área de vendas que não é preparada exclusivamente para esse trabalho. 

Eu preciso de especialistas em meus produtos para separar?

Ao contrário do que se possa imaginar, o separador não precisa necessariamente conhecer os produtos que está separando. O que importa é simplificar o seu trabalho dando-lhe apenas a função de coleta. Desse modo melhoramos a eficiência e aumentamos a flexibilidade da operação. 

Mapeamento

Portanto, uma dica é ter a loja mapeada definindo os endereços de cada produto, de modo que o documento de separação (ou leitor de dados) indique exatamente onde o separador deve ir buscar cada um, o que possibilitará a organização de caminhos mais curtos (portanto mais rápidos). 
Para que seja eficaz, esse mapeamento deve ser sincronizado com quaisquer mudanças que venham a ocorrer. Estudos dizem que um produto não encontrado no endereço gera cerca de 30% de tempo adicional para ser separado. 
(para ler mais sobre técnicas de endereçamento

Simplificação gera eficiência

O documento de separação, ou tela do leitor de dados deverá indicar em primeiro lugar o endereço, e só depois uma descrição do produto e seu código de barras, e por último a quantidade a ser separada. Por segurança, a identificação do cliente deve ser evitada ao máximo nessa fase. Veja que o endereço, a descrição e o código de barras constituem-se em 3 camadas diferentes de identificação contribuindo para evitar erros. 

Uma outra maneira muito interessante para ganhar eficiência na separação é utilizar carrinhos especialmente desenhados para que vários pedidos possam ser separados simultaneamente aproveitando o caminho percorrido pela loja. 
Eu sei que o medo é que produtos de um pedido acabem indo parar na cesta ou na divisória de outro. Entretanto, isso não é argumento suficiente para sequer tentar. Há inúmeros modos de garantir a qualidade do processo e evitar erros. 

Descrição correta dos produtos e manutenção do cadastro

Temos ainda dois problemas que costumam atrapalhar a separação de mercadorias. Um deles diz respeito às alterações nos códigos de barras dos produtos, realizadas pelos fabricantes, muitas vezes devido apenas a mudanças na aparência das embalagens. O produto é o mesmo mas os dois códigos podem coexistir por um tempo no depósito das lojas, e isso poderá confundir o separador ou motivar erros de conferência porque o código do produto físico e do produto que consta no pedido/leitor serão diferentes. 
O outro fator que impacta a eficiência da separação é a descrição do produto no cadastro, que deve ser a mais completa possível e evitar abreviações, que aliás quando necessárias devem ser padronizadas para que todos os produtos que as contenham guardem alguma semelhança. 

Essas providências reduzem a complexidade do processo de separação de mercadorias e consequentemente aumentam a velocidade com que as mercadorias são separadas. 
Em uma próxima postagem tratarei de algumas técnicas de separação simples que poderão agilizar ainda mais a sua preparação de pedidos. 

Até lá!

Entendendo o sistema randômico de endereçamento

Diversos modos de controle podem ser utilizados para ordenar a armazenagem de produtos em um depósito, de modo que possam ser localizados e recuperados quando necessário. 
Por exemplo: Armazená-los seguindo um sequenciamento alfabético ou numérico de seus códigos, ou segundo suas famílias ou grupos, ou por clientes aos quais são destinados, etc.
Entretanto, qualquer ordem pré-fixada provoca um problema quando se necessita armazenar um código intermediário numa ordem já estabelecida, ou quando deixamos intervalos livres para armazenar um lote futuro de um dado SKU.   Ambas as situações prejudicam a eficiência do armazém, no primeiro caso pelo retrabalho necessário para abrir um espaço entre dois SKUS, e no segundo pelas posições vazias que levam ao uso ineficiente do espaço de armazenagem.
A forma de melhorar a eficiência da ocupação volumétrica e eliminar movimentações desnecessárias é utilizar a localização randômica dos produtos nas posições livres, situação em que se troca o controle puramente visual por um controle posicional dos produtos armazenados.
Quando se diz que um sistema de endereçamento é randômico ou aleatório, isso significa que não existe uma correlação fixa entre um endereço ou posição e um dado SKU,  e que desse modo, qualquer endereço livre pode ser utilizado para qualquer produto que dele necessite.
Essa característica está presente em qualquer aplicativo que se dedique a controlar um armazém, seja um WMS – Warehouse Management System[1]ou um WCS – Warehouse Control System[2].
Quando se utiliza um aplicativo para se obter o controle, os algoritmos necessários para a escolha dos endereços são absolutamente transparentes para o usuário. 
Entretanto, conhecer o seu funcionamento amplia o modo como poderemos customizá-lo e fazê-lo atender mais de perto nossas necessidades específicas.
Desse modo, para entender melhor como funciona o sistema randômico de endereçamento, façamos uma analogia com duas gavetas de fichário, que chamaremos de (a) e (b).
Inicialmente prepararemos tantos envelopes quantas forem as posições pálete disponíveis em nosso armazém, cada qual identificando um endereço específico. Além do endereço propriamente dito, o envelope deve informar também as características desse endereço, tais como capacidade, volume, dimensões, etc.
Na gaveta (a) guardaremos esses envelopes em sequencia aleatória. Essa gaveta (a) será destinada portanto, aos nossos endereços vazios.
Em seguida, prepararemos tantos divisores de fichário quantos forem os nossos SKUs.
Na gaveta (b) disporemos esses divisores na ordem adequada para uma rápida identificação.  Veja que aqui poderemos fazer uma ordenação em ordem sequencial de códigos dos SKUs, ou por clientes, ou por família de produtos, por cor, tamanho, ou qualquer outra sequencia que seja apropriada para o processo de recuperação rápida dos produtos.
Agora vamos botar o nosso sistema para funcionar:

No primeiro recebimento de mercadorias, o controlador deve retirar da gaveta (a) tantos envelopes quantos forem os páletes a serem armazenados, seguindo a ordem em que se encontram dispostos na gaveta, ou dito de outro modo, os endereços que serão utilizados devem ser retirados sempre da frente para os fundos da gaveta.
Em seguida, usando um formulário apropriado, deve registrar os dados de cada produto/pálete, tais como código, quantidade, lote, validade, etc. e colocar cada formulário em um envelope.
Assim sendo, ao final do processo, teremos páletes de produtos associados aos endereços.
Como exemplo: Se recebemos 25 páletes de 6 produtos diferentes, preencheremos 25 formulários e os colocaremos em 25 envelopes.
Como última atividade, o controlador deverá guardar cada envelope + formulário na divisória da gaveta (b) correspondente ao produto recebido.
Portanto, no exemplo dado, os 25 envelopes serão guardados nas 6 divisórias correspondentes aos produtos recebidos.
Nos próximos recebimentos o processo se repetirá com os novos envelopes sendo colocados atrás dos já existentes nas divisórias correspondentes aos produtos armazenados, de modo que a gaveta (b) seja populada com as informações dos produtos em estoque.
Automaticamente essa última ação dispõe os produtos mais novos atrás dos mais velhos, permitindo controlar o PEPS.
E como recuperar os produtos?

Quando for necessário retirar um produto do estoque, o controlador irá até a gaveta (b), identificará a divisória correspondente ao produto, e retirará o envelope da frente (pálete mais velho).
Como o envelope corresponde ao endereço da posição pálete em que está o pálete do produto, isso permitirá que o operador de empilhadeira que se encaminhe ao local para fazer a retirada, sem erro e sem necessidade de “procurar” pelo produto.
Uma vez que o operador de empilhadeira confirme que o endereço está novamente livre, o formulário com os dados do produto é arquivado para fins de controle, e o envelope de endereço (vazio) volta ao controlador, para ser arquivado no final da fila de envelopes vazios da gaveta (a). Desse modo, provoca-se um rodízio automático na utilização dos endereços disponíveis.
Customização

Apesar desse sistema de alocação dos endereços ser, em tese randômico, o gestor poderá optar por classificar os endereços em ABC de acordo com a sua proximidade ao ponto de uso, de modo a criar uma precedência do uso de endereços mais “nobres” para aqueles produtos de maior rotatividade ou volume de saída.
Uso eficiente do sistema

Não se esqueça dos pilares da movimentação de materiais, que preconizam a eliminação de retrabalhos, do uso eficiente do espaço do armazém, e do fluxo contínuo, e da menor distância entre origem e destino.
Valter Mello
09/02/2015



[1] Sistema de Gerenciamento de Armazéns
[2]Sistema de Controle de Armazéns