Gerencie sua mão de obra e aumente o rendimento de seu armazém

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inspirado em um artigo de Joe Caston da Cadre Technologies para a Inbound Logistics
Fornecer um bom nível de serviço aos clientes é hoje mais importante do que nunca. Por isso os armazéns tem que trabalhar tão eficientemente quanto possível.
Dentre tantas outras coisas, isso nos remete à qualidade e ao gerenciamento de nossa mão de obra, visto que para a maioria das operações logísticas é ela um dos fatores mais críticos para o sucesso.
Uma das frases mais recorrentes que vemos por aí em declarações de missão, valores, e outras, é que os empregados são o ativo mais valioso das empresas.  Mas será que essa importância se reflete de fato na vida real?

É frequente que as avaliações de desempenho da sua mão de obra sejam subjetivamente julgadas pelos seus gerentes ou supervisores.
Para ter certeza que o nível de serviço aos seus clientes conseguirá ser atingido, é imprescindível utilizar alguma ferramenta de gerenciamento de mão de obra, que garanta que seus processos serão custo-eficientes.
Desse modo, use um sistema que ajude a criar os padrões de desempenho e proporcionar um conjunto consistente de referências

Só com uma ferramenta desse tipo, com os dados e relatórios que proporcionam, você poderá sentir-se seguro em abordar novos clientes e convencê-los das sua credibilidade e das habilidades para ser um parceiro de longo prazo.  E fidelizar os seus clientes atuais e deixá-los felizes.

Suas medições devem ser padronizadas

Desse modo, o oferecimento de incentivos, o direcionamento aos programas de treinamento, a avaliação do desempenho propriamente dita, e em última análise as eventuais trocas de pessoal, serão feitas em bases normalizadas e devidamente ponderadas.
Ao desenvolver tecnicamente os padrões de trabalho, automaticamente você criará uma forma muito clara e transparente de medir o desempenho.

Use um consultor de produtividade

Um profissional especializado em análises de produtividade pode avaliar quanto tempo será necessário para que um empregado execute cada atividade das operações em que esteja envolvido, como por exemplo, o tempo para fazer o picking de um determinado pedido, ou o carregamento de um dado veículo.  Para isso utilizará as técnicas mais adequadas ao seu tipo de operação e você terá, adicionalmente, as áreas que apresentem oportunidades de melhorias e as orientações para racionalizá-la e melhorar ainda mais o desempenho global. 

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Corrigindo o rumo em um mês complicado

Um dos fatores críticos de qualquer operação logística é conseguir prever se haverá os recursos necessários para atender a demanda vindoura.
A vantagem do uso de um sistema de gerenciamento de mão de obra é que pode ser comparada a um computador de vôo, retroalimentando as informações geradas e corrigindo o rumo em tempo real a fim de proporcionar uma visão do que vem pela frente.
Isso é uma enorme vantagem frente ao simples apontamento e relatório mensal do desempenho, que nada mais é do que olhar pelo espelho retrovisor e, no máximo, saber porque não se atingiu a meta.
Se você consegue medir quinzenalmente isso já é um progresso porque permite corrigir com alguma antecedência. Entretanto, ter acesso à informação em tempo real é atingir o paraíso, mas para isso será preciso automatizar o seu processo de medição.

E como conseguir isso? 

Seu sistema deve fornecer um dashboard, um painel de controle contendo os seus indicadores críticos e seus apontadores de tendência, que sejam planejados para alertá-lo sobre qual ou quais atividades apontam para a deterioração ou para a superação.
Sempre que o supervisor percebe que a produtividade está indo mal, poderá tomar ações corretivas imediatas.
Um sistema de gerenciamento de mão de obra avaliará um período de tempo – seja um dia, uma semana, ou um mês – e proporcionará os dados concretos sobre quão eficiente o trabalho está se desenvolvendo e se o negócio está alcançando as metas de resultado. Para empresas com múltiplos armazéns, a visibilidade nas localizações remotas pode ser inviável de outro modo.
Aqui cabe uma observação importante: Quanto mais estável for a demanda de serviços, melhores serão os resultados, e isso equivale a dizer que é preciso também estabelecer “amortecedores” para absorver os impactos das variações da demanda – isso equivale dizer procurar controlá-las. 

Uma mudança filosófica

Essa abordagem pode ser vista como um conceito relativamente simples, mas representa uma mudança filosófica importante para os operadores logísticos que são utilizados para concentrar ou mover produtos, em oposição à medir desempenho interno.
A gestão da mão de obra é com muita frequência a última peça da equação de TI que as empresas implementam, mas com as novas tecnologias e sistemas em tempo real, isso pode tornar-se uma interface transparente e que é relativamente simples de aprender.
Negócios que já se utilizam de WMS podem ser aptos à adicionar um módulo de LMS – ou eventualmente o seu sistema já pode ter um que não esteja sendo utilizado.

O gerenciamento da mão de obra pode não ser a prioridade número 1 de sua empresa, mas não o deixe ficar escondido na prateleira dos fundos. Quanto antes você começar a conhecer as variações de suas operações, os seus fatores críticos, e acompanhar os seus custos de mão de obra, mais cedo você se tornará mais eficiente e competitivo.

E nos estamos aqui para ajudá-lo. É só ligar.

Entendendo o sistema randômico de endereçamento

Diversos modos de controle podem ser utilizados para ordenar a armazenagem de produtos em um depósito, de modo que possam ser localizados e recuperados quando necessário. 
Por exemplo: Armazená-los seguindo um sequenciamento alfabético ou numérico de seus códigos, ou segundo suas famílias ou grupos, ou por clientes aos quais são destinados, etc.
Entretanto, qualquer ordem pré-fixada provoca um problema quando se necessita armazenar um código intermediário numa ordem já estabelecida, ou quando deixamos intervalos livres para armazenar um lote futuro de um dado SKU.   Ambas as situações prejudicam a eficiência do armazém, no primeiro caso pelo retrabalho necessário para abrir um espaço entre dois SKUS, e no segundo pelas posições vazias que levam ao uso ineficiente do espaço de armazenagem.
A forma de melhorar a eficiência da ocupação volumétrica e eliminar movimentações desnecessárias é utilizar a localização randômica dos produtos nas posições livres, situação em que se troca o controle puramente visual por um controle posicional dos produtos armazenados.
Quando se diz que um sistema de endereçamento é randômico ou aleatório, isso significa que não existe uma correlação fixa entre um endereço ou posição e um dado SKU,  e que desse modo, qualquer endereço livre pode ser utilizado para qualquer produto que dele necessite.
Essa característica está presente em qualquer aplicativo que se dedique a controlar um armazém, seja um WMS – Warehouse Management System[1]ou um WCS – Warehouse Control System[2].
Quando se utiliza um aplicativo para se obter o controle, os algoritmos necessários para a escolha dos endereços são absolutamente transparentes para o usuário. 
Entretanto, conhecer o seu funcionamento amplia o modo como poderemos customizá-lo e fazê-lo atender mais de perto nossas necessidades específicas.
Desse modo, para entender melhor como funciona o sistema randômico de endereçamento, façamos uma analogia com duas gavetas de fichário, que chamaremos de (a) e (b).
Inicialmente prepararemos tantos envelopes quantas forem as posições pálete disponíveis em nosso armazém, cada qual identificando um endereço específico. Além do endereço propriamente dito, o envelope deve informar também as características desse endereço, tais como capacidade, volume, dimensões, etc.
Na gaveta (a) guardaremos esses envelopes em sequencia aleatória. Essa gaveta (a) será destinada portanto, aos nossos endereços vazios.
Em seguida, prepararemos tantos divisores de fichário quantos forem os nossos SKUs.
Na gaveta (b) disporemos esses divisores na ordem adequada para uma rápida identificação.  Veja que aqui poderemos fazer uma ordenação em ordem sequencial de códigos dos SKUs, ou por clientes, ou por família de produtos, por cor, tamanho, ou qualquer outra sequencia que seja apropriada para o processo de recuperação rápida dos produtos.
Agora vamos botar o nosso sistema para funcionar:

No primeiro recebimento de mercadorias, o controlador deve retirar da gaveta (a) tantos envelopes quantos forem os páletes a serem armazenados, seguindo a ordem em que se encontram dispostos na gaveta, ou dito de outro modo, os endereços que serão utilizados devem ser retirados sempre da frente para os fundos da gaveta.
Em seguida, usando um formulário apropriado, deve registrar os dados de cada produto/pálete, tais como código, quantidade, lote, validade, etc. e colocar cada formulário em um envelope.
Assim sendo, ao final do processo, teremos páletes de produtos associados aos endereços.
Como exemplo: Se recebemos 25 páletes de 6 produtos diferentes, preencheremos 25 formulários e os colocaremos em 25 envelopes.
Como última atividade, o controlador deverá guardar cada envelope + formulário na divisória da gaveta (b) correspondente ao produto recebido.
Portanto, no exemplo dado, os 25 envelopes serão guardados nas 6 divisórias correspondentes aos produtos recebidos.
Nos próximos recebimentos o processo se repetirá com os novos envelopes sendo colocados atrás dos já existentes nas divisórias correspondentes aos produtos armazenados, de modo que a gaveta (b) seja populada com as informações dos produtos em estoque.
Automaticamente essa última ação dispõe os produtos mais novos atrás dos mais velhos, permitindo controlar o PEPS.
E como recuperar os produtos?

Quando for necessário retirar um produto do estoque, o controlador irá até a gaveta (b), identificará a divisória correspondente ao produto, e retirará o envelope da frente (pálete mais velho).
Como o envelope corresponde ao endereço da posição pálete em que está o pálete do produto, isso permitirá que o operador de empilhadeira que se encaminhe ao local para fazer a retirada, sem erro e sem necessidade de “procurar” pelo produto.
Uma vez que o operador de empilhadeira confirme que o endereço está novamente livre, o formulário com os dados do produto é arquivado para fins de controle, e o envelope de endereço (vazio) volta ao controlador, para ser arquivado no final da fila de envelopes vazios da gaveta (a). Desse modo, provoca-se um rodízio automático na utilização dos endereços disponíveis.
Customização

Apesar desse sistema de alocação dos endereços ser, em tese randômico, o gestor poderá optar por classificar os endereços em ABC de acordo com a sua proximidade ao ponto de uso, de modo a criar uma precedência do uso de endereços mais “nobres” para aqueles produtos de maior rotatividade ou volume de saída.
Uso eficiente do sistema

Não se esqueça dos pilares da movimentação de materiais, que preconizam a eliminação de retrabalhos, do uso eficiente do espaço do armazém, e do fluxo contínuo, e da menor distância entre origem e destino.
Valter Mello
09/02/2015



[1] Sistema de Gerenciamento de Armazéns
[2]Sistema de Controle de Armazéns

10 dicas: Estratégias para cortar custos na cadeia de suprimentos de empresas de produtos de consumo.

Este é um artigo que foi publicado na Inbound Logistics Magazine e que julguei bastante oportuno, visto que compreende uma situação que tenho visto com bastante frequência entre os meus clientes.

Vamos ao artigo:

 

Fonte: Inbound Logistics Magazine – Maio 2012

Fonte: Inbound Logistics Magazine – Maio 2012

As melhorias contínuas são um modo de direcionar a melhoria da eficiência nas cadeias de suprimento de empresas de produtos de consumo. Mas de acordo com Mike Marlowe, Vice presidente de operações da “Kane is Able”[1],  alcançar as oportunidades de ganho desafiadoras podem requerer às empresas que repensem suas práticas estabelecidas. Ele oferece 10 estratégias que deveriam ser reconsideradas pelas empresas de produtos de consumo.

1)    Aloque seu inventário em conjunto com outras empresas que entreguem para os mesmos varejistas. 
Cada dia dezenas de milhares de pequenas e médias empresas embarcam separadamente, pagando fretes de cargas fracionadas, para exatamente os mesmos varejistas. Por que não se tornar parceiro de operadores logísticos que tenham uma grande concentração de clientes embarcando para as mesmas cadeias de varejistas? Pelo compartilhamento de armazéns e espaço em veículos, os custos de distribuição poderão ser cortados em cerca de 35%.

2)    Integre a embalagem final em suas operações de distribuição. Empresas de produtos de consumo estão alavancando a capacidade de embalagem de seus operadores logísticos, para eliminar o tempo e os custos de frete associados com a movimentação de produtos de e para embaladores externos. Fazer a embalagem final nos Centros de Distribuição pode reduzir os custos combinados de distribuição, embalagem e distribuição em 30% e cortar no mínimo em 7 dias os seus ciclos de pedidos.

3)    Envolva a logística no planejamento das promoções.
O time de logística é frequentemente o último a receber informações sobre os agendamentos e volumes das promoções. Como resultado, centenas de milhares de dólares são perdidos durante cada grande promoção, pelos custos ineficientes de mão de obra, custos de espaços extras, e fretes sub-otimizados.
Uma solução simples: Envolver precocemente a logística para poder planejar melhor as necessidades de mão de obra e espaço e a capacidade dos veículos.

4)    Faça com que a seleção das caixas de embarque seja uma responsabilidade da cadeia de suprimentos.
Estas decisões são feitas tipicamente pelos gerentes de compra ou marketing com pequena visão dos impactos sobre a eficiência do frete e armazenagem. Por exemplo:
As caixas são fortes o suficiente para suportar, sem danos, o empilhamento?  Pode o tamanho das caixas serem reduzidos para melhorar a densidade da ocupação volumétrica nos páletes e veículos? 
A otimização das caixas a partir das necessidades logísticas pode reduzir os custos totais de embalagem, armazenagem, e transporte, em cerca de 10%.

5)    Implemente o cross-docking.
Esta estratégia elimina os custos de estocagem e mão de obra nos modelos tradicionais de armazenagem. Com os sistemas adequados de apoio promovendo a visibilidade necessária, os itens recebidos nas docas podem ser combinados imediatamente nos pedidos pendentes e estacionados nas docas até que o pedido seja completado e fique pronto para o embarque.  Para cada SKU que possa ser adaptado ao modelo de cross-docking, haverá um ganho de 40% a 50% de ganho de mão de obra e um corte no inventário desses itens em cerca de 50%.

6)    Embarque seus itens de alta rotatividade diretamente dos fabricantes para os varejistas.
Empresas de produtos de consumo ganham quando evitam enviar os seu produtos  através de seus canais de distribuição normais. Desse modo, por que não incentivar os varejistas a pedir grandes quantidades de cada SKU para possibilitar o embarque direto?   É um ganha-ganha. Varejistas obtem os produtos mais rapidamente e por um preço mais baixo, enquanto as empresas ganham ao economizar em seus custos de frete e mão de obra.

7)    Adicione pontos de distribuição para reduzir os custos de transporte e a quilometragem percorrida.
Ter mais pontos de distribuição próximos aos seus varejistas reduzirá seus custos de combustível e dirigirá a demanda de seus clientes para pedidos menores e mais frequentes. Um estudo de otimização da rede poderá determinar se esses benefícios serão maiores que o aumento de seus estoques.

8)    Complete a configuração de seus produtos finais no Centro de Distribuição.
Empresas de produtos de consumo devem adaptar-se economicamente às demandas dos seus varejistas para a configuração de produtos e embalagens exclusivas. Este trabalho que utiliza intensamente espaço e mão de obra, pode ser feito mais eficientemente nos Centros de Distribuição, onde estes custos são cerca de 25% menores do que nos ambientes fabris.

9)    Informe as necessidades logísticas para  o projeto dos materiais de merchandising.  
Essas unidades são projetadas tipicamente pelo pessoal de marketing e de outras funções comerciais, que não consideram os seus custos para construir, armazenar e embarcar. Ao envolver previamente os engenheiros de processos e embalagem, as empresas podem evitar projetos que venham a acrescentar custos entre 25% e 50% de mão de obra para sua montagem, bem como limitar o uso do cubo dos veículos de transporte.

10) Visite seus clientes varejistas.
Empresas de produtos de consumo também lidam frequentemente com queixas de clientes e com reembolsos de correspondência e ligações telefônicas. Por que não visitar os varejistas e observar, em primeira mão, os seus processos de recebimento?  Você ganhará um melhor entendimento para guiar seus procedimentos de roteirização, e poderá também descobrir que alguns de seus esforços extras na expedição não são mais necessários baseados nas mudanças de processo que tenham ocorrido no armazém de recebimento de seus clientes.



[1] Kane is able é um Operador Logístico americano especializado em produtos de consumo frequente, tais como alimentos, produtos de limpeza, sapatos, etc…