Enquadramento ou profiling da área de separação

Na minha última postagem eu prometi falar em seguida sobre técnicas simples para melhorar a separação de mercadorias.
As duas postagens a seguir trazem alguns bons tópicos sobre o assunto. Entretanto sempre há coisas para acrescentar.

A separação de mercadorias, ou orderpicking, “apanha”, ou ainda outros nomes menos usuais, nada mais é do que a coleta ordenada das mercadorias que compõem o pedido de um cliente, a partir do estoque, de modo que ao final do processo tudo o que compõe o pedido esteja pronto para ser conferido, embalado e despachado.
Para ser eficiente, a separação de mercadorias deve ser feita rapidamente e de modo contínuo, sem erros, utilizando o mínimo de recursos. Isso pressupõe que os produtos possam ser localizados de modo lógico, coletados sem esforço desnecessário, e que o caminho percorrido pelos separadores seja o mais curto possível.
Em uma área de separação organizada, cada SKU deve ser apresentado em uma “picking face”, ou em uma tradução livre, em uma face ou escaninho de separação exclusivo. Em suma, um local único em que o produto fique disponível para ser coletado.  Falando de outro modo, em uma área de separação organizada cada SKU tem um endereço pra chamar de seu.
Complementarmente, cada picking face (ou endereço) deve ser capaz de conter as unidades necessárias para atender a demanda de um certo período.

ENQUADRAMENTO OU PROFILING

Enquadramento portanto, nada mais é do que a definição do volume ou área necessários a uma picking face, para conter a quantidade de produtos suficiente para atender aos pedidos de seus clientes durante um determinado período.
O objetivo é garantir que os separadores não precisem parar o trabalho de coleta de produtos para esperar pelo reabastecimento.

E como conseguir dimensionar isso?

Chegar ao tamanho ótimo de seus endereços, exige algoritmos de otimização bastante complexos. Entretanto, você poderá chegar a uma aproximação razoável analisando o histórico de seus pedidos.
É razoável supor, genericamente, um intervalo de uma semana entre as reposições como base para seus dimensionamentos.
Levante as demandas semanais de cada SKU nos pedidos das últimas 10 semanas (por exemplo) e faça um histograma.  Descarte as duas semanas de maior demanda e use a maior quantidade remanescente. Isso significa que somente em 20% das semanas você estará sujeito (probabilisticamente) a reposições intermediárias.
Agora, com as quantidades em mãos e com base nas dimensões dos seus SKUs você já consegue fazer uma ideia do espaço necessário à sua área de separação.  Lembre-se que o seu melhor resultado será conseguir apresentar todos os seus SKUs aos seus separadores.
Nesse momento, o bom senso e a experiência serão seus grandes conselheiros. Para alguns produtos de grande saída e grande frequência, talvez você tenha que prever reposições diárias ao invés de semanais e/ou um endereço tamanho “jumbo”.
Para outros SKUs, um endereço de mesmas dimensões será suficiente para atender aos pedidos de um mês, e portanto sua picking face poderá ser reduzida.
Você verá ainda que alguns produtos tem uma demanda muito pontual e que, talvez não seja interessante mantê-los na área de separação.
Como resultado dessa revisão você terá, adicionalmente, os tempos e as frequências de reabastecimento e poderá dimensionar o seu time de repositores.

Lembre-se de revisar periodicamente seus dimensionamentos

Não se esqueça entretanto, que esses cálculos devem ser refeitos periodicamente, afim de adaptar-se aos perfis de sazonalidade de seus produtos.
Procure não estabelecer muitos padrões de tamanhos para suas picking faces, caso contrário será complicado organiza-las em uma ordem lógica.  Isso será objeto de uma nova postagem.

Creio que com as análises e os tópicos acima expostos você poderá obter uma nova visão sobre os caminhos para a eficiência da sua atividade de separação.   Espero que tenha gostado.

Como organizar a preparação de seus pedidos para a entrega

Está mais do que claro que nestes dias de competição acirrada, a entrega de valor para o cliente significa muito mais do que ter um bom produto ou uma simples entrega no prazo. 
O cliente do e-commerce não compra apenas um produto, ele compra uma experiência que inclui o produto. 

Como parte do esforço para oferecer esse valor, há muito o que organizar em seu empreendimento de e-commerce para que sua logística corresponda ao seu esforço de marketing e à expectativa de seus clientes. Para contribuir com isso, hoje eu quero tratar a questão da preparação dos pedidos para a entrega. 

Meus custos de preparação aumentaram!

Essa questão é genérica e atinge todos os segmentos de mercado, mas principalmente quando se trata de lojas físicas de autosserviço (como os supermercados e magazines) que começam a vender pela internet os milhares de itens de seus portfólios, muito frequentemente o empreendedor se dá conta que os custos logísticos aumentam ao invés de se reduzirem, porque a separação das mercadorias e a preparação da entrega passam a ser feitos por um colaborador da loja física ou de alguém especialmente contratado para esse serviço, o que na venda tradicional é feito pelo próprio cliente. 

E também com grande frequência essa preparação de pedidos ocorre na própria área de vendas da loja, o que implica em concorrência de espaço com os clientes físicos. 
Além disso, aquilo que é uma vantagem mercadológica – fazer os clientes andarem pela loja toda em busca de produtos – no caso da preparação de pedidos para entrega passa a ser ineficiência. 

Se em armazéns dedicados, um separador de mercadorias chega a utilizar até 50% de seu tempo em deslocamentos, imagine o quanto isso significa em uma área de vendas que não é preparada exclusivamente para esse trabalho. 

Eu preciso de especialistas em meus produtos para separar?

Ao contrário do que se possa imaginar, o separador não precisa necessariamente conhecer os produtos que está separando. O que importa é simplificar o seu trabalho dando-lhe apenas a função de coleta. Desse modo melhoramos a eficiência e aumentamos a flexibilidade da operação. 

Mapeamento

Portanto, uma dica é ter a loja mapeada definindo os endereços de cada produto, de modo que o documento de separação (ou leitor de dados) indique exatamente onde o separador deve ir buscar cada um, o que possibilitará a organização de caminhos mais curtos (portanto mais rápidos). 
Para que seja eficaz, esse mapeamento deve ser sincronizado com quaisquer mudanças que venham a ocorrer. Estudos dizem que um produto não encontrado no endereço gera cerca de 30% de tempo adicional para ser separado. 
(para ler mais sobre técnicas de endereçamento

Simplificação gera eficiência

O documento de separação, ou tela do leitor de dados deverá indicar em primeiro lugar o endereço, e só depois uma descrição do produto e seu código de barras, e por último a quantidade a ser separada. Por segurança, a identificação do cliente deve ser evitada ao máximo nessa fase. Veja que o endereço, a descrição e o código de barras constituem-se em 3 camadas diferentes de identificação contribuindo para evitar erros. 

Uma outra maneira muito interessante para ganhar eficiência na separação é utilizar carrinhos especialmente desenhados para que vários pedidos possam ser separados simultaneamente aproveitando o caminho percorrido pela loja. 
Eu sei que o medo é que produtos de um pedido acabem indo parar na cesta ou na divisória de outro. Entretanto, isso não é argumento suficiente para sequer tentar. Há inúmeros modos de garantir a qualidade do processo e evitar erros. 

Descrição correta dos produtos e manutenção do cadastro

Temos ainda dois problemas que costumam atrapalhar a separação de mercadorias. Um deles diz respeito às alterações nos códigos de barras dos produtos, realizadas pelos fabricantes, muitas vezes devido apenas a mudanças na aparência das embalagens. O produto é o mesmo mas os dois códigos podem coexistir por um tempo no depósito das lojas, e isso poderá confundir o separador ou motivar erros de conferência porque o código do produto físico e do produto que consta no pedido/leitor serão diferentes. 
O outro fator que impacta a eficiência da separação é a descrição do produto no cadastro, que deve ser a mais completa possível e evitar abreviações, que aliás quando necessárias devem ser padronizadas para que todos os produtos que as contenham guardem alguma semelhança. 

Essas providências reduzem a complexidade do processo de separação de mercadorias e consequentemente aumentam a velocidade com que as mercadorias são separadas. 
Em uma próxima postagem tratarei de algumas técnicas de separação simples que poderão agilizar ainda mais a sua preparação de pedidos. 

Até lá!