Logística para colorir – episódio 3

Eu creio que mais uma vez não aparecerá o video no blog. Esse é um bug que não estou conseguindo consertar, infelizmente. Mas segue o link para garantir que você possa vê-lo. Boa semana. https://youtu.be/8QPdN0t4z14

Por que você não deve andar pela escada rolante?

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A postagem de hoje é uma tradução do artigo que foi postado ontem por Barry Render no OM Blog.
Trata-se de uma abordagem interessante para entender o comportamento das filas, e ainda para compreender a importância do impacto dos componentes de um sistema.
Vamos ao artigo:
O trem para na estação, as portas se abrem e você vai direto para a fila das escadas rolantes. Você se dirige para o lado esquerdo e sobe os degraus, entendendo que está ganhando preciosos segundos e ainda fazendo algum exercício.  
Entretanto, você está, de fato, fazendo uma coisa errada ao ganhar alguma vantagem em detrimento dos outros usuários.  Segundo o “The New York Times” (05 de Abril de 2017), usar a escada rolante ficando em duplas lado a lado nos degraus, é a melhor abordagem, e é mais eficiente se ninguém andar pela escada rolante.
A questão de ficar parado ou andar foi destacada recentemente em Washington, D.C. depois que a Companhia do Metrô local disse que a prática de andar à esquerda pode danificar o mecanismo das escadas rolantes.  Isso foi desmentido pela empresa Otis que as fabrica, que entretanto disse que os passageiros não devem andar nas escadas rolantes por motivo de segurança.

Andar ou permanecer parado não é uma questão nova

O Metrô não é o primeiro operador de transporte de massa que já tentou tratar dessa questão. No ano passado, o “London Underground” (metrô londrino) tentou mudar o comportamento dos passageiros sugerindo que eles permanecessem lado a lado – e não subissem andando.  A empresa concluiu que nas escadas mais altas, o lado esquerdo dos degraus permanece vazio, causando congestionamentos e filas na base das escadas.  Eles fizeram campanhas para que os passageiros ocupassem o espaço vazio nos degraus, ao invés de os deixarem vazios esperando pelos “escaladores”.  Eles descobriram que com passageiros ocupando os degraus em duplas o congestionamento se reduzia em cerca de 30%.
Subir andando pela escada rolante levava 26 segundos comparado com ficar parado, que levava 40 segundos. Entretanto, o “tempo no sistema” – considerado como o tempo total entre: entrar na fila, usar a escada, e sair no piso superior – caia significativamente quando todo mundo permanecia parado.
Quando 40% das pessoas subiam andando, o tempo médio para os que ficavam parados foi de 138 segundos e de 46 segundos para os que subiam pelos degraus. Com todos parados, o tempo médio caiu para 59 segundos.  Para os que subiam andando isso significou uma perda de 13 segundos, mas para os “parados” houve uma melhoria de 79 segundos. O comprimento da fila para a escada rolante caiu de 73 pessoas para 24 pessoas.
A postagem, que é dirigida para professores de Engenharia, termina sugerindo perguntas para os alunos:
  1. Isso aconteceria nos EUA?   E eu ouso perguntar: Isso aconteceria no Brasil?
  2. E pede para que os alunos expliquem o conceito de “tempo no sistema”.
  3. Eu acrescentaria mais uma: A otimização de uma parte, leva à otimização do todo?

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Gerencie sua mão de obra e aumente o rendimento de seu armazém

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inspirado em um artigo de Joe Caston da Cadre Technologies para a Inbound Logistics
Fornecer um bom nível de serviço aos clientes é hoje mais importante do que nunca. Por isso os armazéns tem que trabalhar tão eficientemente quanto possível.
Dentre tantas outras coisas, isso nos remete à qualidade e ao gerenciamento de nossa mão de obra, visto que para a maioria das operações logísticas é ela um dos fatores mais críticos para o sucesso.
Uma das frases mais recorrentes que vemos por aí em declarações de missão, valores, e outras, é que os empregados são o ativo mais valioso das empresas.  Mas será que essa importância se reflete de fato na vida real?

É frequente que as avaliações de desempenho da sua mão de obra sejam subjetivamente julgadas pelos seus gerentes ou supervisores.
Para ter certeza que o nível de serviço aos seus clientes conseguirá ser atingido, é imprescindível utilizar alguma ferramenta de gerenciamento de mão de obra, que garanta que seus processos serão custo-eficientes.
Desse modo, use um sistema que ajude a criar os padrões de desempenho e proporcionar um conjunto consistente de referências

Só com uma ferramenta desse tipo, com os dados e relatórios que proporcionam, você poderá sentir-se seguro em abordar novos clientes e convencê-los das sua credibilidade e das habilidades para ser um parceiro de longo prazo.  E fidelizar os seus clientes atuais e deixá-los felizes.

Suas medições devem ser padronizadas

Desse modo, o oferecimento de incentivos, o direcionamento aos programas de treinamento, a avaliação do desempenho propriamente dita, e em última análise as eventuais trocas de pessoal, serão feitas em bases normalizadas e devidamente ponderadas.
Ao desenvolver tecnicamente os padrões de trabalho, automaticamente você criará uma forma muito clara e transparente de medir o desempenho.

Use um consultor de produtividade

Um profissional especializado em análises de produtividade pode avaliar quanto tempo será necessário para que um empregado execute cada atividade das operações em que esteja envolvido, como por exemplo, o tempo para fazer o picking de um determinado pedido, ou o carregamento de um dado veículo.  Para isso utilizará as técnicas mais adequadas ao seu tipo de operação e você terá, adicionalmente, as áreas que apresentem oportunidades de melhorias e as orientações para racionalizá-la e melhorar ainda mais o desempenho global. 

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Corrigindo o rumo em um mês complicado

Um dos fatores críticos de qualquer operação logística é conseguir prever se haverá os recursos necessários para atender a demanda vindoura.
A vantagem do uso de um sistema de gerenciamento de mão de obra é que pode ser comparada a um computador de vôo, retroalimentando as informações geradas e corrigindo o rumo em tempo real a fim de proporcionar uma visão do que vem pela frente.
Isso é uma enorme vantagem frente ao simples apontamento e relatório mensal do desempenho, que nada mais é do que olhar pelo espelho retrovisor e, no máximo, saber porque não se atingiu a meta.
Se você consegue medir quinzenalmente isso já é um progresso porque permite corrigir com alguma antecedência. Entretanto, ter acesso à informação em tempo real é atingir o paraíso, mas para isso será preciso automatizar o seu processo de medição.

E como conseguir isso? 

Seu sistema deve fornecer um dashboard, um painel de controle contendo os seus indicadores críticos e seus apontadores de tendência, que sejam planejados para alertá-lo sobre qual ou quais atividades apontam para a deterioração ou para a superação.
Sempre que o supervisor percebe que a produtividade está indo mal, poderá tomar ações corretivas imediatas.
Um sistema de gerenciamento de mão de obra avaliará um período de tempo – seja um dia, uma semana, ou um mês – e proporcionará os dados concretos sobre quão eficiente o trabalho está se desenvolvendo e se o negócio está alcançando as metas de resultado. Para empresas com múltiplos armazéns, a visibilidade nas localizações remotas pode ser inviável de outro modo.
Aqui cabe uma observação importante: Quanto mais estável for a demanda de serviços, melhores serão os resultados, e isso equivale a dizer que é preciso também estabelecer “amortecedores” para absorver os impactos das variações da demanda – isso equivale dizer procurar controlá-las. 

Uma mudança filosófica

Essa abordagem pode ser vista como um conceito relativamente simples, mas representa uma mudança filosófica importante para os operadores logísticos que são utilizados para concentrar ou mover produtos, em oposição à medir desempenho interno.
A gestão da mão de obra é com muita frequência a última peça da equação de TI que as empresas implementam, mas com as novas tecnologias e sistemas em tempo real, isso pode tornar-se uma interface transparente e que é relativamente simples de aprender.
Negócios que já se utilizam de WMS podem ser aptos à adicionar um módulo de LMS – ou eventualmente o seu sistema já pode ter um que não esteja sendo utilizado.

O gerenciamento da mão de obra pode não ser a prioridade número 1 de sua empresa, mas não o deixe ficar escondido na prateleira dos fundos. Quanto antes você começar a conhecer as variações de suas operações, os seus fatores críticos, e acompanhar os seus custos de mão de obra, mais cedo você se tornará mais eficiente e competitivo.

E nos estamos aqui para ajudá-lo. É só ligar.

Números aleatórios e análise logística – parte 2

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Nesta segunda parte de nossa postagem sobre a utilidade dos números aleatórios, vamos detalhar o problema da capacidade de sua empilhadeira e se você toparia o contrato com seu cliente.
Como alertamos, para tomar uma decisão acertada, a primeira coisa a fazer é conhecer o histórico do da distribuição dos tempos de armazenagem em seu armazém.
A duração desses eventos é muito variável em função da distância percorrida e da elevação necessária. Assim a cronometragem simples não se mostra adequada.
A amostragem é uma técnica que reúne confiabilidade e rapidez (isso será objeto de uma postagem específica). O resultado será um histograma com a distribuição de probabilidade de que os eventos estejam dentro de cada faixa, conforme o exemplo da tabela ao lado, em que apontou-se a quantidade de armazenamentos em períodos de 10 minutos (o período foi escolhido arbitrariamente para melhorar a precisão).

Trocando em miúdos, a tabela diz que em 10% das vezes a capacidade de armazenamento da empilhadeira foi de apenas 1,7 páletes; em 15% das vezes  a empilhadeira conseguiu armazenar 2,8 páletes e assim por diante.  Veja que a média ponderada foi 4,17 páletes em 10 minutos, o que dá os 25 páletes por hora do problema proposto (calcule e confirme).
Vamos ver então como fazer uma simulação dessa operação no Excel, usando números aleatórios:
Você precisará montar uma planilha com 4 colunas, com as seguintes fórmulas:
No primeiro bloco, das células C3 até D9 você insere as faixas de probabilidade acumulada (somando cada estrato de sua amostragem) e a capacidade de armazenagem resultante da sua amostragem.
Em seguida insira a quantidade de linhas para corresponder aos 48 intervalos de 10 minutos cada, até os 480 minutos da hipotética jornada diária.
Vamos às explicações de cada coluna:
Na coluna B você está colocando seus intervalos de 10 minutos até 480 minutos.
Na coluna C você coloca a fórmula “=aleatório()” que fará com que o Excel lhe apresente um número aleatório entre 0,0000 e 1,0000. Atenção: Essa fórmula é volátil. Isso significa que a cada vez que você recalcular ou clicar F9 o resultado da fórmula será alterado.  Essa é uma característica interessante porque permitirá que se replique o experimento quantas vezes se queira.
Na coluna D é que está a lógica da simulação.
Siga na linha 12 (as demais são semelhantes), o que a fórmula está fazendo:
SE a célula C12 (o número aleatório) for menor que 0,1 (10%) então coloque aqui o número que está em D3 (quantos páletes foram armazenados em 10% das amostras). Caso contrário examine se C12 é menor do que 0,25 (10% + 15%), e se verdadeiro coloque aqui o número que está em D4. Caso contrário, verifique a outra cláusula até que finalmente se nenhum resultado for satisfeito, então coloque aqui o número que está na célula D9.
Com esse artifício, o número aleatório sorteado ficou relacionado com a capacidade da empilhadeira naquela faixa, de acordo com a distribuição de probabilidade que foi amostrada. 
Isso acontece porque a distribuição dada pelo Excel é uniformemente distribuída, portanto, temos 10% de probabilidade de que a fórmula resulte em um número entre 0,0001 e 0,1000, 15% de probabilidade de que resulte em um número entre 0,1001 e 0,2500, e assim sucessivamente.
Na coluna E a fórmula pede para que o Excel some a quantidade de páletes que resultou em cada intervalo de 10 minutos (veja que acumula a linha anterior com a nova quantidade). Portanto, na última linha você terá a somatória da quantidade de páletes que teria sido armazenada em 480 minutos.
Agora que você já sabe como faz, monte a planilha e replique a simulação por 100 vezes.
Você ficará surpreso em descobrir que em cerca de 25 dias você não teria tido capacidade para armazenar os 200 páletes e teria sido multado. 
Acompanhe as replicações que eu fiz:

Cada célula representa a quantidade de páletes armazenada em cada um dos 100 dias da simulação.
Eu destaquei em fundo amarelo os dias em que as quantidades ficaram abaixo do necessário.
Isso mostra duas coisas:

a) Quando o excedente de capacidade não pode ser utilizado, a capacidade média do processo perde o sentido.  No exemplo houve dias em que teria sido possível guardar mais de 230 páletes, entretanto essa capacidade adicional foi perdida.

b) Fica claro que para atender a um determinado nível de serviço – no exemplo dado é armazenar 100% dos páletes recebidos – você tem que arcar com uma capacidade excedente e isso custa. Portanto, muito cuidado com o que você promete.

      Gostou desta postagem?  Então divulgue para algum amigo ou colega de trabalho. 

Se ainda tem dúvidas sobre o assunto, ou achou que as explicações não foram suficientemente claras, me faça saber, como você gostaria de receber explicações desse tipo.

A ineficiência nossa de cada dia – Perguntas que não calam

Há muito tempo, visitando o Rio de Janeiro como turista com a família, resolvemos ir ao Pão de Açúcar.  Achei muito estranho o fato de que, no bondinho, pagamos somente a passagem de ida.  A passagem de volta foi paga lá no alto.
Daí surgiu a pergunta: Será que é muito grande o percentual dos passageiros que desce o rochedo de rapel, voando, que se joga, sei lá?  Porque não me parece fazer sentido que se cobre por trecho, algo que é o único meio de transporte para a ida e para a volta.
Mais recentemente, meu filho voltando de Ilhabela, descobriu que a passagem da balsa é paga no sentido Continente – Ilha, e novamente no retorno.  Pergunta:  Será que tem muito turista que volta à nado?  Ou a quantidade de  carros anfíbios no Brasil é muito grande?  Nesse caso não precisaria nem da balsa né!
Por que essas cobranças não poderiam ser feitas em um único evento, economizando papel, funcionários, tempo e tudo o mais?
Ontem, acompanhei minha esposa a um hospital do convênio para um pequeno procedimento dermatológico para o qual ela já havia recebido indicação através de uma consulta prévia.  Na recepção, o sempre presente dispensador de senhas numéricas.  Depois de uma espera razoável, um tempo de atendimento mais longo ainda para o preenchimento da papelada.
Depois de preenchidos todos os formulários, feitas as assinaturas, carimbos, benzeduras e outros ritos no guichê, foi solicitado a ela que se dirigisse à ala dos consultórios e aguardasse a chamada. Lá estávamos e, depois de algum tempo vem a funcionária da recepção trazendo um punhado de papeis e depositando em um escaninho na porta do consultório.

Quanto tempo se perde em atividades inúteis?

Mais um tempinho de espera e sai o médico para recolher os formulários, entra novamente no consultório (provavelmente para ler do que se trata), e depois inicia a chamada dos pacientes.  Ora, estamos em 2016, será que não seria mais prático que cada médico recebesse online a ficha dos pacientes designados?  
Ah, e antes de executar o procedimento, o médico solicitou que a paciente voltasse à recepção para preencher novos formulários para que ele pudesse realizar o procedimento.
Ora, mas se já havia uma indicação prévia declarada logo ao chegar, por que todos os formulários não foram preenchidos de uma só vez?
A conclusão é que gastamos mais tempo na recepção preenchendo a papelada do que no procedimento propriamente dito, que não chegou a demorar 5 minutos.
Em quantos outros lugares como Bancos, Correios, Postos de combustível, e mesmo de forma mais prosaica em bares, restaurantes e padarias, não nos deparamos com esse mau uso dos recursos?
Esses são apenas alguns exemplos que compõem o custo (escondido) da nossa ineficiência crônica, que derrubam o nível de serviço, e que fazem com que tudo demore mais e demande recursos desnecessários.
Sabe por que?   Porque parece que o ato de pensar está cada vez menos valorizado e a criatividade deu chá de sumiço.  Temos os recursos mas continuamos repetindo coisas do tempo em que sequer existiam computadores. Isso faz com que milhares de horas e milhões de Reais sejam gastos sem que se acrescente uma mísera gota de valor ao produto ou ao serviço.
Está na hora de cada um de nós fazer algo no sentido de eliminar a ineficiência nossa de cada dia.
E você, o que anda fazendo para racionalizar as suas atividades diárias no trabalho?

Por que aumentar a variedade de itens no portfólio pode ser um problema?

Outro dia, fui até uma loja de ferragens aqui da cidade, famosa por ter um imenso portfólio (segundo o proprietário são mais de 50.000 itens), para comprar parafusos. 
Mas a resposta para os 3 tipos de parafusos sobre os quais eu perguntei foi o clássico “Putz!  Acabou e o fornecedor ainda não entregou”.  
Além da minha frustração, três perguntas ficaram no ar:
  • ·        Será que os fornecedores, de fato, atrasaram a entrega de três itens quaisquer, coincidentemente aqueles dos quais eu precisava?  
  • ·        Será que esse itens faziam parte do portfólio da loja? 
  • ·        Será que ele encontrou esse itens onde deveriam estar armazenados?

Isso me fez lembrar aquela frase do mestre Taiichi Ono “Quanto mais inventário você tem, menos provável é encontrar o que você precisa”.

Seu nível de falha pode ser 0,001% mas para o cliente não atendido será 100%

Do ponto de vista de melhorar o nível de serviço, uma variedade maior de itens significa dar um passo na direção da responsividade, visto que o consumidor terá um maior leque de opções. Entretanto, isso só será verdadeiro se o cliente encontrar aquilo que deseja, visto que para o cliente não importa se a loja tem 5, 10, ou 100.000 itens em seu catálogo, se aquele necessário ou desejado no momento não é encontrado.
Por outro lado, do ponto de vista da rentabilidade, a proliferação de SKUs principalmente se carente de controle, poderá levar a custos maiores de manutenção do estoque para garantir que não acontecerá a indesejável ruptura, o que equivale dizer que isso implicará em menor lucro. E é bom lembrar que estoques excessivos agravam também as perdas por obsolescência ou pelo fim da vida de prateleira de muitos itens.

Quer atender bem seus clientes? 

Não se iluda. Além de definir bem qual é o seu mercado, é importante que você se organize:

Primeiro, obtenha o pleno controle sobre o seu inventário, tanto quantitativamente quanto em relação à localização dos itens no armazém; depois crie as condições para antecipar a demanda através da análise do histórico das vendas, e só então invista na diversificação que lhe permitirá oferecer mais opções aos seus clientes.
Em uma próxima postagem falaremos um pouco sobre a análise do histórico de vendas e movimentação de produtos. Conte conosco!