Logística para colorir – episódio 8

Olá
Lamentavelmente o episódio 8 subiu com um erro.
É melhor pedir desculpas pela bobeada do que disseminar uma informação incorreta.

Estamos corrigindo, o que talvez necessite da gravação de um novo vídeo com o mesmo conteúdo.
Tão logo isso esteja corrigido, o vídeo voltará ao ar.

Agradecemos pela compreensão.

Um pouco mais sobre a resolução de problemas

imagem by davidpheat in Pixabay.com

Atribuem a Albert Einstein a seguinte frase: Nós não podemos imaginar que vamos resolver um problema usando a mesma linha de raciocínio que o criou.

Fica claro então que para não correr o risco de continuar pensando igual, precisaremos estruturar uma forma para resolvê-los.
Iniciamos o tratamento deste assunto há duas semanas, e vamos continuar deixando mais algumas dicas sobre a resolução de problemas.
Lá eu dizia que para resolver um problema é preciso:

Medir:         – Para saber o quanto a situação está longe do esperado;
Observar:     – Para relacionar os efeitos com as possíveis causas;
Estabelecer um protocolo de ação:  Que equivale a sistematizar a forma de analisar o problema para encontrar uma solução.

Divida o seu problema em problemas menores

A primeira coisa a ser feita assim que se descobre o “gap”, ou seja a diferença entre o real e o esperado, é analisar o que está causando esse efeito.

Para isso, divida o seu “grande” problema, que de início parece insolúvel, em vários pequenos problemas e estabeleça a relação entre eles.  Siga quebrando a estrutura dos problemas até que se mostrem únicos. 

Desse modo será mais fácil identificar os diversos fatores que contribuem para o efeito indesejável e você poderá priorizar aquele que é o mais crítico a ser resolvido. A pergunta nessa fase é: Por que?
Nessa hora, usar uma ferramenta como o Diagrama de Ishikawa será de grande valia.
Diagrama de Ishikawa
A análise do diagrama possibilitará encontrar a causa raiz do problema e sabendo disso, você poderá desenvolver as contramedidas necessárias para eliminar essa causa.
Para ir a fundo na análise dos ramos do diagrama, use a ferramenta 6W2H (farei uma postagem específica sobre ela – mas há muito material disponível na web).

Não pare sua análise, siga o diagrama procurando as interações para ter certeza que está eliminando os fatos que causam o problema. Para isso você deverá compreender as fases do processo que apresenta o problema, é possível que tenha que entrevistar pessoas, levantar novos dados, enfim aprender sobre o assunto.

Estabeleça metas de melhoria

Agora que você sabe o que causa a não conformidade, estabeleça suas metas de melhoria. Nessa fase seja ousado, mas objetivo. As metas de melhoria devem ser mensuráveis e atingíveis.
Crie mudanças sustentáveis para que o problema não volte a ocorrer.  Isso implica também na definição de medidas preventivas.

Em resumo: Não fique discutindo muito. Busque os fatos que causam os problemas e aja para eliminá-los.

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Gerencie sua mão de obra e aumente o rendimento de seu armazém

image by Arjun Kartha in www.freeimages.com

inspirado em um artigo de Joe Caston da Cadre Technologies para a Inbound Logistics
Fornecer um bom nível de serviço aos clientes é hoje mais importante do que nunca. Por isso os armazéns tem que trabalhar tão eficientemente quanto possível.
Dentre tantas outras coisas, isso nos remete à qualidade e ao gerenciamento de nossa mão de obra, visto que para a maioria das operações logísticas é ela um dos fatores mais críticos para o sucesso.
Uma das frases mais recorrentes que vemos por aí em declarações de missão, valores, e outras, é que os empregados são o ativo mais valioso das empresas.  Mas será que essa importância se reflete de fato na vida real?

É frequente que as avaliações de desempenho da sua mão de obra sejam subjetivamente julgadas pelos seus gerentes ou supervisores.
Para ter certeza que o nível de serviço aos seus clientes conseguirá ser atingido, é imprescindível utilizar alguma ferramenta de gerenciamento de mão de obra, que garanta que seus processos serão custo-eficientes.
Desse modo, use um sistema que ajude a criar os padrões de desempenho e proporcionar um conjunto consistente de referências

Só com uma ferramenta desse tipo, com os dados e relatórios que proporcionam, você poderá sentir-se seguro em abordar novos clientes e convencê-los das sua credibilidade e das habilidades para ser um parceiro de longo prazo.  E fidelizar os seus clientes atuais e deixá-los felizes.

Suas medições devem ser padronizadas

Desse modo, o oferecimento de incentivos, o direcionamento aos programas de treinamento, a avaliação do desempenho propriamente dita, e em última análise as eventuais trocas de pessoal, serão feitas em bases normalizadas e devidamente ponderadas.
Ao desenvolver tecnicamente os padrões de trabalho, automaticamente você criará uma forma muito clara e transparente de medir o desempenho.

Use um consultor de produtividade

Um profissional especializado em análises de produtividade pode avaliar quanto tempo será necessário para que um empregado execute cada atividade das operações em que esteja envolvido, como por exemplo, o tempo para fazer o picking de um determinado pedido, ou o carregamento de um dado veículo.  Para isso utilizará as técnicas mais adequadas ao seu tipo de operação e você terá, adicionalmente, as áreas que apresentem oportunidades de melhorias e as orientações para racionalizá-la e melhorar ainda mais o desempenho global. 

para nos conhecer melhor clique aqui

Corrigindo o rumo em um mês complicado

Um dos fatores críticos de qualquer operação logística é conseguir prever se haverá os recursos necessários para atender a demanda vindoura.
A vantagem do uso de um sistema de gerenciamento de mão de obra é que pode ser comparada a um computador de vôo, retroalimentando as informações geradas e corrigindo o rumo em tempo real a fim de proporcionar uma visão do que vem pela frente.
Isso é uma enorme vantagem frente ao simples apontamento e relatório mensal do desempenho, que nada mais é do que olhar pelo espelho retrovisor e, no máximo, saber porque não se atingiu a meta.
Se você consegue medir quinzenalmente isso já é um progresso porque permite corrigir com alguma antecedência. Entretanto, ter acesso à informação em tempo real é atingir o paraíso, mas para isso será preciso automatizar o seu processo de medição.

E como conseguir isso? 

Seu sistema deve fornecer um dashboard, um painel de controle contendo os seus indicadores críticos e seus apontadores de tendência, que sejam planejados para alertá-lo sobre qual ou quais atividades apontam para a deterioração ou para a superação.
Sempre que o supervisor percebe que a produtividade está indo mal, poderá tomar ações corretivas imediatas.
Um sistema de gerenciamento de mão de obra avaliará um período de tempo – seja um dia, uma semana, ou um mês – e proporcionará os dados concretos sobre quão eficiente o trabalho está se desenvolvendo e se o negócio está alcançando as metas de resultado. Para empresas com múltiplos armazéns, a visibilidade nas localizações remotas pode ser inviável de outro modo.
Aqui cabe uma observação importante: Quanto mais estável for a demanda de serviços, melhores serão os resultados, e isso equivale a dizer que é preciso também estabelecer “amortecedores” para absorver os impactos das variações da demanda – isso equivale dizer procurar controlá-las. 

Uma mudança filosófica

Essa abordagem pode ser vista como um conceito relativamente simples, mas representa uma mudança filosófica importante para os operadores logísticos que são utilizados para concentrar ou mover produtos, em oposição à medir desempenho interno.
A gestão da mão de obra é com muita frequência a última peça da equação de TI que as empresas implementam, mas com as novas tecnologias e sistemas em tempo real, isso pode tornar-se uma interface transparente e que é relativamente simples de aprender.
Negócios que já se utilizam de WMS podem ser aptos à adicionar um módulo de LMS – ou eventualmente o seu sistema já pode ter um que não esteja sendo utilizado.

O gerenciamento da mão de obra pode não ser a prioridade número 1 de sua empresa, mas não o deixe ficar escondido na prateleira dos fundos. Quanto antes você começar a conhecer as variações de suas operações, os seus fatores críticos, e acompanhar os seus custos de mão de obra, mais cedo você se tornará mais eficiente e competitivo.

E nos estamos aqui para ajudá-lo. É só ligar.

Qual o nome correto do equipamento?

Que tal reler esta postagem que foi uma das “campeãs de audiência” deste blog?

Estantes ou prateleiras?

Na postagem original, o quadro contendo as definições do dicionário foram perdidas. Por isso eu as estou recuperando aqui.

A ideia desta releitura é refletir um pouco sobre o modo como os equipamentos são chamados, e como isso pode interferir na objetividade da documentação, nos treinamentos e no dia a dia, aumentando a eficiência da comunicação, ou em contrário, contribuindo para situações de insegurança.

Eu já vi o equipamento que em inglês é denominado pallet jack (veja figura ao lado), ser chamado aqui no Brasil, de:

Paleteira, Birigui, Matrim, Transpalete, Transpaleteira, Burrinha, Carrinho, e outros nomes curiosos.

A princípio parece não haver nenhum problema nisso visto que no Brasil não existem nomes normalizados para a maioria dos equipamentos, porém em qualquer processo é muito importante que exista alguma padronização e muita objetividade, visto que isso facilitará em muito a comunicação entre os operadores, as atividades de manutenção, as instruções de segurança e o controle de uso.

Por isso, procure sempre tratar as coisas pelos nomes certos. Uma boa dica é ver como a maioria dos fabricantes se referem a eles.

Ferramentas gratuitas para ilustrar seus projetos e apresentações

Muitas vezes precisamos ilustrar um projeto ou apresentação e falta-nos a imagem ou o desenho capaz de comunicar nossa ideia.  Ao invés de recorrer a uma imagem colhida na internet possivelmente violando direitos autorais e nem sempre perfeitamente adequada aos nossos propósitos, aprenda que existem inúmeras ferramentas gratuitas que podem nos salvar nessas horas.
Eu pretendo considerar aqui 3 situações bem definidas: Desenhos de engenharia, Representações tridimensionais; e Fotos ou Ilustrações.
Não vou tratar aqui de diagramas e gráficos que também podem ser construídos através de ferramentas gratuitas, mas uma postagem sobre desse tipo de aplicação ficará para uma outra ocasião. 

Desenhos de engenharia

O mais clássico dos software para esse tipo de desenho é o AutoCAD desenvolvido e comercializado pela AutoDesk, mas cujo valor da licença o torna inviável para usuários eventuais e estudantes.
Entretanto, a AutoDesk disponibiliza versões gratuitas para estudantes em http://www.autodesk.com/education/free-software/featured
Além desse, há também o FreeCAD em http://www.freecadweb.org
Uma situação muito comum em logística é o desenho de layouts de instalações, que podem ser estruturas extremamente complexas. Nesse caso, há múltiplas vantagens na utilização de software no conceito CAD (computer aided design) ao invés de aplicativos voltados à construção de diagramas, ou para desenhos não vetoriais.  As múltiplas ferramentas de produtividade dos CAD os tornam muito práticos para escalar, replicar, desenhar em camadas, e imprimir em formatos ABNT.   De um modo geral não são intuitivos e fáceis de utilizar como um processador de texto; a curva de aprendizagem é longa mas a qualidade final do trabalho compensa o esforço em aprender os seus princípios.

Modeladores tridimensionais

Embora os software de CAD possuam ferramentas 3D, seu uso não é para principiantes.  Aqui eu quero tratar de ferramentas capazes de oferecer resultados com um aprendizado mais rápido.
Na minha opinião o rei dessa categoria é o Sketchup.   
Esse modelador 3D também exige uma curva de aprendizagem para extrair dele todo o seu potencial, embora eu o considere bastante intuitivo e divertido de utilizar.  Mas não se desespere, há centenas de tutoriais disponíveis pela web.  
Uma vantagem adicional é o armazém 3D que funciona em regime de colaboração, e de onde se pode baixar modelos já prontos para aplica-los nos seus próprios.  A imagem ao lado veio de lá.
Graças à sua paleta de cores e texturas, eu o utilizo mais para modelos ilustrativos, detalhando formas e equipamentos por exemplo, mas com ele é possível de se construir modelos tridimensionais extremamente complexos. Você não acreditaria do que a versão paga é capaz de oferecer em termos de texturas.
Uma segunda opção para modelagem 3D é o Wing3D   Eu ainda não o experimentei, mas pelo que vi nos tutoriais, parece poderoso. Dizem que é mais intuitivo do que o Sketchup mas porque utiliza uma técnica de desenho poligonal diferente da utilizada por este, a construção de formas me pareceu um tanto confusa.

Fotos e Ilustrações

Aqui também há várias opções.
Eu utilizo o FreeImages    e o Pixabay    A primeira imagem desta postagem veio do primeiro.
São portais colaborativos com muitas fotos, ilustrações e vídeos mantidos sob licença Creative Commons, em que se pode encontrar dentre os milhares de fotos, ilustrações e vídeos de boa qualidade, aquele que seja a mais adequado para comunicar a sua ideia.  E se você resolver pagar há uma seção de fotos premium.

Há porém um detalhe imprescindível que não pode deixar de ser lembrado: Se você não sabe inglês, desculpe mas você perdeu o bonde.  O único deles que está em português é o Sketchup.

5 dicas sobre “Como se preparar para um inventário geral”

Já estamos no final de Agosto e daqui a 3 meses as empresas que fazem inventários gerais de final de ano deverão estar prontas para realizá-los.
Não vamos discutir nesta postagem as vantagens ou desvantagens desse procedimento, ou a necessidade de realizá-lo. Entretanto, é preciso que uma vez planejado seja realizado com a maior acuracidade já que afeta o resultado anual.
Seguem então 5 dicas fundamentais para um perfeito planejamento dessa atividade, de modo que ao final tenhamos a maior exatidão possível com o menor uso de tempo e recursos da empresa.

1. Pré inventário: 

Para que a contagem física decorre sem nenhuma surpresa é necessário que se faça uma “arrumação” geral, considerando a retirada de materiais estranhos ao estoque, verificação da existência de caixas não identificadas ou com identificação irregular procedendo a regularização, segregação de produtos não conformes para os locais designados, arrumação dos páletes, regularização das camadas de páletes na área de separação. 
Para estoques não paletizados considere a arrumação de pilhas identificando o arranjo dos lastros e regularizando as camadas.
Enfim, trate de organizar as coisas para facilitar a contagem.

2. Use endereços

Se o seu armazém ainda não utiliza um sistema de endereçamento (pode me explicar por que?), estabeleça um sistema e garanta que nenhuma unidade de seu estoque esteja em um local não identificado. Saiba mais sobre endereçamento nessas postagens.

3. Conte por endereços e não por produtos

Dê aos inventariantes uma lista de endereços e não de produtos. Isso automatiza a sequência das contagens e facilita a computação dos resultados, tornando o processo menos dependente das pessoas.

4. Reserve tempo para 3 contagens e mais um pouquinho:  

As duas primeiras contagens devem acontecer em 100% do estoque.  A terceira contagem deverá ocorrer nos casos em que houve divergência entre as duas primeiras. Se ainda assim houver casos de uma terceira divergência, um time de auditores deverá estar a postos para realizar uma quarta e definitiva contagem que irá se sobrepor às realizadas anteriormente.

Só após a consistência das contagens físicas é que o resultado deverá ser comparado aos registros do sistema para os devidos acertos, que sempre deverão ser justificados.

5.Interrompa as operações durante o inventário geral. 

Quando necessário faça uma separação prévia e a baixa de tudo aquilo que deverá ser despachado durante o período de contagem.  Do mesmo modo, não incorpore nenhuma entrada ao estoque físico.  Cuidado também com as diferenças encontradas: Se você reiniciar as operações sem identificar as causas e corrigi-las o problema continuará sem solução.

Por que não inventários cíclicos?

Uma dica geral, independente das 5 acima expostas, é que você passe a considerar a realização de inventários cíclicos. É uma maneira mais rápida e confiável de garantir a acuracidade de seus registros, e permite que eventuais erros venham a ser corrigidos em tempo mais curto.  E sempre liste as causas que foram identificadas como geradoras das diferenças eventualmente encontradas. Isso direcionará seus esforços na busca das correções e melhorias.

Você tem alguma dica adicional para a realização de inventários?  


Quel legal! Compartilhe conosco.

E se precisar de apoio para o planejamento de seu inventário geral ou resolver terceirizar a contagem, não hesite em fazer contato conosco.

Photo by Mario Trejo from Freeimages.com